Privacyverklaring instellen/bewerken/verbergen

Privacyverklaring instellen/bewerken/verbergen

Dit artikel dient als handleiding voor het beheren van de privacyverklaring binnen Emply. Het beschrijft hoe je de verklaring kunt instellen, aanpassen en verbergen, hoe deze zichtbaar gemaakt kan worden op sollicitatieformulieren, en hoe je deze configureert voor intern gebruik.

Stappen

I. Privacyverklaring Instellen/Bewerken

1. Ga via het Emply-menu naar 'Instellingen > Formulieren'.

2. Klik op (één van) je sollicitatieformulier(en).

3. Bewerk het element 'Privacyverklaring' door op het pennetje te klikken.

4. Klap 'Inhoud' open:

• Pas de korte goedkeuringstekst aan, dit is zichtbaar in het sollicitatieformulier.
• Het gedeelte tussen [privacy] en [/privacy] is het stukje blauwe tekst waar kandidaten op klikken om de privacyverklaring te bekijken/lezen.

5. Klap 'Privacyverklaring' open:

• Optie a) Stel je eigen tekst samen: Voer een titel in bij 'Hoofdregel' en stel onder 'Tekst' de inhoud van de privacyverklaring op; sollicitanten zien een pop-up wanneer zij op de blauwe tekst in het sollicitatieformulier klikken.
• Optie b) Kies voor een link naar je eigen website: Activeer deze optie onderaan het tekstveld met het schuifje 'link naar website'. Voeg de URL toe die verwijst naar jullie privacyverklaring. Kies slechts één van de twee opties: ofwel de pop-up of de link naar de website. Deze instellingen zijn van toepassing op alle formulieren waar een privacyverklaring nodig is.

6. Optioneel: Voeg bij de tab 'Gebruikersvoorwaarden' tekst of een link toe. Pas bij 'Inhoud' de goedkeuringstekst aan, de tekst tussen [terms] en [/terms] wordt dan aanklikbaar.

7. Bewaar de wijzigingen en je privacyverklaring is nu bijgewerkt in alle sollicitatieformulieren.

Let op: er kan slechts voor één van de bovengenoemde opties gekozen worden. Het combineren van deze functionaliteit is niet mogelijk. De wijziging in de privacyverklaring geldt voor alle sollicitatieformulieren waarbij dit wordt uitgevraagd.

II. Privacyverklaring verbergen voor intern gebruik

Soms is het nodig om de privacyverklaring op een (sollicitatie)formulier te verbergen, vooral bij het handmatig toevoegen van kandidaten, omdat je niet namens een kandidaat mag handelen.

1. Open het sollicitatieformulier en zoek naar het element 'Privacyverklaring'.

2. Klik achter het element ‘Privacyverklaring’ op het oog-icoon 'Verbergen voor intern gebruik'.
Het is nu niet meer mogelijk om de privacyverklaring op dit formulier te bekijken.

Let op (I): Als de privacyverklaring verborgen is, is het belangrijk om een automatisering in te stellen die de kandidaat vraagt om de privacyverklaring alsnog te accorderen. Voor instructies om dit in te stellen, klik op de volgende link: AVG - Automation: Kandidaat toegevoegd via handmatig formulier.

Let op (II): Als je aanpassingen maakt in het ingediende sollicitatieformulier van een kandidaat, plaats je namens de kandidaat opnieuw het privacy-vinkje. Wil je dit voorkomen? Zorg ervoor dat je bij de 'Toegang' van het formulier instelt dat gebruikers het formulier alleen kunnen bekijken en niet kunnen bewerken.