Elementen in Emply formulier

Het opstellen van formulieren is een cruciaal onderdeel van het verzamelen van informatie binnen Emply. Een formulier bouw je op met elementen (velden). Je hebt de optie om nieuwe elementen toe te voegen, en/of gebruik te maken van reeds bestaande elementen.

• Nieuw element: verschillende type velden om het formulier mee op te bouwen
• Bestaande elementen: 
  • dit zijn standaard elementen die binnen alle Emply systemen zijn gedeeld, zoals Voornaam, Achternaam en Telefoonnummer.
  • óf dit zijn elementen waarbij "In andere formulieren gebruiken" -in de instellingen van het element- is geactiveerd.

Belangrijk: Voorkom het aanmaken van dubbele elementen. Dit doe je door áltijd eerst tussen 'Bestaande elementen' te kijken(!) wanneer je een nieuw element wilt toevoegen.

Van een nieuw element kun je een gedeeld/bestaand element maken (door in Instellingen 'In andere formulieren gebruiken' te activeren), zodat je ditzelfde element ook in andere formulieren kunt gebruiken. Voordelen:

• Het systeem blijft netjes en gestructureerd
• Het is handig in gebruik, een wijziging hoef je maar in één element door te voeren
• Zuivere datarapportage

Een check doen op dubbele elementen? Lees dit artikel.

Uitleg per element

Er zijn 13 nieuwe element typen beschikbaar om toe te voegen aan formulieren waarbij elk type uit twee kernonderdelen bestaat. Per element type zullen deze onderdelen worden behandeld. 

• Inhoud: Hoe het element wordt weergegeven in het formulier. 
• Instellingen: Interne configuraties voor het element.

1. Tekst antwoord

2. Opties

3. Datum

4. Bestand

5. Nummer

6. Geld

7. Relatie

8. Video

9. Tabel

10. Scorekaart

11. Tekst / Inhoud (geen vraag)

12. Job-Related Questions

13. Privacyverklaring

1. Tekst antwoord

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Antwoordtype: 
  • Enkele lijn: Een compact tekstveld voor korte antwoorden.
  • meerdere lijnen: Tekstregel dat zich aan de lengte van het antwoord aanpast.
  • Rich Text: Uitgebreide teksteditor.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Minimaal aantal tekens, maximaal aantal tekens: Deze waarde staat standaard ingesteld op minimaal 1 en maximaal onbeperkt. Het is mogelijk dit aan te passen.
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.
  • Gebruik toekomstige registraties: Na activering zou je toekomstige gegevens kunnen registreren. Bijvoorbeeld het huidige salaris en het nieuwe salaris vanaf een bepaalde datum.
  • Gebruik reguliere karakters: Hierdoor kunnen gegevens in een formulier alleen worden opgeslagen als een speciale tekencombinatie wordt ingevoerd.
  • Telefoonnummer: Activeer wanneer je een telefoonnummer uitvraagt.
  • Automatisch vullen: Je kunt automatisch een antwoord in dit element registreren op basis van één dynamische veld.
    • Update automatisch: Dit betekent dat je het antwoord niet handmatig kunt aanpassen.

2. Opties

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Antwoordopties: Kies tussen keuzevakjes of een uitrolmenu, en of er één enkele optie gekozen kan worden of meerdere opties.
• Nieuwe optie toevoegen: Schrijf de optie naast het groene plusje + en druk op Enter om deze toe te voegen.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.

3. Datum

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Datumformaat: Kies de vorm waarin de datum moet worden opgegeven (bijv. "Dag, Maand, Jaar").
• Datumtype: Selecteer of het antwoord een enkele datum of een datum bereik moet zijn.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.

4. Bestand

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Bestanden uploaden: Kies of er één of meerdere bestanden geüpload kunnen worden.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Specifieke bestandstypen: Kies voor 'Alle' (alle bestandstypen), 'Document' (.pdf en .docx),  of 'Afbeelding' (.png, .jpeg).
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.

5. Nummer

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Antwoordtype: Kies of het antwoord een enkel nummer of een nummer bereik moet zijn.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Minimaal aantal, maximaal aantal: Deze waarde staat standaard ingesteld op minimaal 1 en maximaal onbeperkt. Het is mogelijk dit aan te passen.
• Aantal decimalen: Deze waarde staat standaard ingesteld op 0. Het is mogelijk dit aan te passen.
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.
  • Gebruik toekomstige registraties: Na activering zou je toekomstige gegevens kunnen registreren. Bijvoorbeeld het huidige salaris en het nieuwe salaris vanaf een bepaalde datum.
  • Automatisch vullen: Je kunt automatisch een antwoord in dit element registreren op basis van één dynamische veld.
    • Update automatisch: Dit betekent dat je het antwoord niet handmatig kunt aanpassen.

6. Geld

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Antwoordtype: Selecteer of het antwoord een enkel bedrag of een reeks bedragen moet bevatten.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Minimale hoeveelheid, maximale hoeveelheid: Deze waarde staat standaard ingesteld op minimaal 0 en maximaal onbeperkt. Het is mogelijk dit aan te passen.
• Aantal decimalen: Deze waarde staat standaard ingesteld op 0. Het is mogelijk dit aan te passen.
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.
  • Gebruik toekomstige registraties: Na activering zou je toekomstige gegevens kunnen registreren. Bijvoorbeeld het huidige salaris en het nieuwe salaris vanaf een bepaalde datum.
  • Automatisch vullen: Je kunt automatisch een antwoord in dit element registreren op basis van één dynamische veld.
    • Update automatisch: Dit betekent dat je het antwoord niet handmatig kunt aanpassen.

7. Relatie

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Antwoordopties: Kies of het antwoord 'Gebruikers', 'Afdelingen' of 'Medewerkers' (= HR module) betreft.
• Zichtbare informatie: Geef aan welke informatie getoond wordt, creëer daarmee dynamische velden voor gebruik in berichtgeving.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Limitatie: Beperk de keuzemogelijkheden van het relatieveld op basis van gebruiker, rol en/of afdeling.
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.
  • Gebruik toekomstige registraties: Na activering zou je toekomstige gegevens kunnen registreren. Bijvoorbeeld het huidige salaris en het nieuwe salaris vanaf een bepaalde datum.

8. Video

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Lengte video: Stel in hoeveel seconden de video maximaal mag duren.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.

9. Tabel

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Elementen toevoegen: Combineer verschillende elementen in één tabel; Tekst antwoord, Opties, Datum, Bestand, Nummer of Geld.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.

10. Scorekaart

a. Inhoud

• Vraag specificeren: Bepaal de vraag die je wilt stellen.
• Onderdelen (vragen) specificeren: Voeg onderdelen toe waar op basis van een vijfpuntschaal gescoord kan worden.

b. Instellingen

• Interne categorie: Deze instelling kent 3 opties voor het geordend houden van jouw bestaande elementen. Maak categorieën aan om collega’s duidelijkheid te geven waar elementen voor gebruikt worden. 
  • Standaard: elementen komen in het mapje standaard terecht.
  • Zonder categorie: elementen worden opgeslagen onder ‘zonder categorie’.
  • Nieuwe categorie: typ een categorie titel in het veld ‘zoeken’ en klik op + Categorie toevoegen. Let op, je kunt een categorie enkel verwijderen vanuit gedeelde elementen.
• Interne beschrijving: De beschrijving wordt aan gebruikers getoond in het overzicht van gedeelde elementen onder 'Instellingen > Formulieren > tabblad Gedeelde elementen'. 
• Helptekst: Met deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een (i) bij de vraag toe te voegen om een instructietekst aan de gebruiker te tonen. 
• Geavanceerd
  • Gebruik in andere formulieren: Stel dit element in als gedeeld, zodat het in meerdere formulieren kan worden opgenomen zonder dat het opnieuw gecreëerd hoeft te worden. 
    • Gegevens bijwerken over formulieren: Stel in dat wanneer deze vraag in een formulier wordt beantwoord, het antwoord zichtbaar is in alle formulieren waarin dit element voorkomt.
  • Gebruik voor rapportage(s): Behoudt het antwoord voor in de rapportage module, ook nadat een kandidaat is geanonimiseerd.

11. Tekst / Inhoud (geen vraag)

Aan een formulier kun je tekst en afbeeldingen toevoegen, ter informatie of aankleding. 

In sollicitatie- en reguliere formulieren vind je dit element na het klikken op '+ element toevoegen' terug onder het tabblad 'Inhoud'. Kies voor 'Tekst'. 

In evaluatieformulieren staat het element onder het tabblad 'Nieuwe element', kies vervolgens voor 'Inhoud'.

12. Job-Related Questions

In sollicitatieformulieren staat het element 'Job-Related Questions' dat niet verwijderd kan worden. Dit blok reserveert een plek voor als je bij het aanmaken van een vacature screeningsvragen aan het formulier toevoegt. Het blok is niet zichtbaar voor kandidaten.

Je hebt de optie om de screeningsvragen voor intern gebruik te verbergen. Dit doe je door achter 'Job-Related Questions' op het oog-icoon te klikken.

13. Privacyverklaring

In sollicitatieformulieren staat het element 'Privacyverklaring' dat niet verwijderd kan worden.

Lees hier een uitgebreid artikel over het instellen van de privacyverklaring.

Je hebt de optie om de privacyverklaring voor intern gebruik te verbergen. Dit doe je door achter 'Privacyverklaring' op het oog-icoon te klikken.

Conclusie

Door het gebruik van diverse elementen kunnen gebruikers gedetailleerde en specifieke formulieren opstellen binnen Emply. Deze elementen stellen je in staat om informatie op een gestructureerde wijze te verzamelen, wat bijdraagt aan een efficiënter beheer en evaluatieproces. Voor verdere vragen of ondersteuning bij het opstellen van formulieren, zijn we beschikbaar om te helpen.

Voor verdere ondersteuning bij het aanmaken van elementen of andere vragen met betrekking tot het recruitmentproces, staat ons team klaar om je te assisteren.