Formulieren aanmaken

Gewijzigd op Vr, 7 Jun om 2:04 PM

Formulieren aanmaken

Dit artikel biedt een inleiding tot het beheer van formulieren in Emply. Je ontdekt hoe je formulieren kunt creëren, vormgeven, en ordenen in mappen, en hoe je acties zoals dupliceren, archiveren, en verwijderen kunt uitvoeren. Omdat de opzet van formulieren complex kan zijn, raden we aan om alle gerelateerde artikelen over dit onderwerp te lezen voordat je begint met de inrichting.

Stappen voor het maken van formulieren

1. Formulier aanmaken

2. Vier verschillende formulier type

3. Stappen en elementen in formulieren

4. Formulier opmaak bepalen

5. Rollen toegang verlenen tot een formulier

6. Formulieren organiseren in mappen

7. Dupliceren, archiveren en verwijderen van formulieren

1. Formulier aanmaken

Navigeer via het Emply-menu naar 'Instellingen > Formulieren'.
Klik op '+ Nieuw formulier'.
Kies de taal: Let op, je kunt het formulier in meerdere talen aanmaken door op het groene plusje te klikken als je meerdere talen aan je account hebt toegevoegd.
Voer een titel in (per taal).
Kies het type formulier: algemeen, evaluatie, sollicitatie, werknemers (zie alinea 2)
Let op! Het type kan je na het aanmaken van het formulier niet meer wijzigen.
Selecteer de gebieden: Wanneer je toegang hebt tot Emply Recruitment, kies dan altijd voor 'Kandidaat'. Als je ook gebruikmaakt van de HR-module van Emply, kun je 'Medewerker' selecteren. Voor 'Onboarding' dien je de onboarding-module van Emply te gebruiken. Als een van deze opties niet relevant is, kan deze uitgevinkt blijven.
Klik op 'Opslaan' om het formulier aan te maken.

2. Vier verschillende formulier type

Zorg ervoor dat elk formulier dat je aanmaakt, bij het gebruiksdoel past. Ongeacht het type formulier zal de basisopzet in grote lijnen hetzelfde zijn, onderliggende functionaliteiten zullen wel afwijken. Hier is wat informatie over de verschillende formulier type te vinden:

(1) Sollicitatieformulier: Welke vragen moet een kandidaat beantwoorden als hij/zij wil solliciteren op een baan? (Bevat de elementen 'privacyverklaring' en 'Job-related Questions' die niet verwijderd kunnen worden.)

(2) Formulier: Algemene formulieren, bijvoorbeeld voor het verzamelen van referenties, videoformulieren, aanvullende vragen of documenten.

(3) Evaluatieformulier: Kan bijvoorbeeld gebruikt worden voor de evaluatie van een gesprek, referentie of iets anders waarbij een waardebepaling relevant is. (Bevat een element met evaluatiescore dat niet verwijderd kan worden)

(4) Medewerkersformulier: Gebruikt voor het registreren van persoonsgegevens bij het aanmaken van een medewerker, wanneer de HR-Module van Emply wordt gebruikt.

3. Stappen en elementen in formulieren

Voor je begint met het opstellen van een formulier, is het belangrijk eerst een structuur te bepalen die vastlegt onder welke tabbladen jouw vragen verschijnen.

De initiële actie bij het creëren van een nieuw formulier is het toevoegen van een stap, waardoor een nieuw of extra tabblad ontstaat voor het plaatsen van de vragen. In Emply bestaan vragen uit verschillende elementen, die je als verplichte of optionele vragen kunt instellen.

Elementen toevoegen

Klik op de '+ Stappen toevoegen' knop om een nieuw tabblad aan te maken.
Geef het tabblad een passende naam en druk op [ENTER] om te bevestigen.
Open de stap door op de 'V-knop' rechts van de titel te klikken.
Klik op de '+' knop om een element toe te voegen.
Ga naar 'Bestaande elementen' en controleer of het gewenste element al bestaat. Als dit niet het geval is, open dan 'Nieuw element'.
Kies 'Element toevoegen', selecteer een type element en begin het creatieproces.
Graag een (instructie)tekst toevoegen? Onder 'Inhoud' kun je een tekstvlak invoegen.
Sla je wijzigingen tussentijds of definitief op in het formulier.

Belangrijk! Je wil voorkomen dat er dubbele elementen in het systeem ontstaan! Kijk voordat je een 'Nieuw element' aanmaakt altijd eerst of het gewenste element al onder 'Bestaande elementen' staat.

Beschikbare elementen

Tekstantwoord: Enkele lijn, meerdere lijnen, of rich text.
Opties: Keuzevakjes, uitrolmenu, enkele of meerdere opties.
Datum: Enkele datum, datumbereik.
Bestand: Enkel bestand of meerdere bestanden.
Nummer: Enkel nummer of nummerbereik.
Geld: Enkel bedrag of gegevensbereik.
Relatie: Gebruikers, afdelingen, medewerkers.
Video: Bepaal antwoord duur in seconden.
Tabel: Bevat meerdere vragen in één oogopslag. Nuttig voor referentie formulieren.

Lees hier uitgebreider over de verschillende type elementen.

Elementen bewerken en verwijderen

Je hebt de mogelijkheid om een element in een formulier te bewerken of te verwijderen. Open het formulier, vouw het menu uit en vind het element dat je wilt bewerken of verwijderen.

Klik op de pen om het element te bewerken.
Klik op de prullenbak om het element te verwijderen.

Vergeet de wijzigingen niet op te slaan.

4. Formulier opmaak bepalen

Nu heb je een nieuw formulier met elementen aangemaakt en nu kan je de structuur opmaken.

Lees in dit artikel hoe je de volgorde van elementen kunt wijzigen, elementen kunt bewerken, toevoegen en splitsen, en hoe je kolommen kunt creëren voor een fijne weergave van het formulier.

5. Rollen toegang verlenen tot een formulier

Voor een gestructureerde en AVG-conforme benadering binnen Emply is het noodzakelijk om gebruikerstoegang voor elk formulier afzonderlijk in te stellen. Dit kan op twee manieren worden uitgevoerd:

Via de instellingen binnen het formulier: In de rechterbovenhoek van het formulier, terwijl het in bewerkingsmodus staat, navigeer je naar de toegangsopties. Hier open je de regel, waarna je de rollen kunt toevoegen die toegang moeten hebben tot dit formulier.
In het formulier overzicht: Er is een kolom genaamd 'Toegang'. Door op 'Geen toegang' of op '(x Rollen)' te klikken, kun je direct rollen toewijzen of verwijderen.

Ongeacht de gebruikte methode, wordt de toegankelijkheid van het formulier bepaald door de gebruikersrollen.

Lees hier uitgebreid hoe je specifieke gebruikers/rollen de juiste toegang en rechten geeft tot formulieren en de elementen in formulieren.

Aanvullende inrichting

6. Formulieren organiseren in mappen

Klik op 'Nieuwe map'.
Voer een titel in en klik op 'Opslaan' om de map aan te maken.
Selecteer het formulier en klik onderaan op 'Verplaatsen'.
Kies de juiste map in het dropdown-menu en klik op "Opslaan" om het formulier te verplaatsen.

7. Dupliceren, archiveren en verwijderen van formulieren

Om een formulier te dupliceren, klik je op 'Dupliceren'.
Om een formulier te archiveren, klik je op 'Archief'.
Om een formulier te verwijderen, verplaats je het eerst naar Archief en klik je vervolgens op 'Verwijderen' in het archief.

Conclusie
Door deze stappen en aanvullende hulpartikelen te volgen, kun je formulieren effectief beheren in Emply. Organiseer ze in mappen, pas ze aan naar jouw behoeften en voer handige acties uit, zoals dupliceren en archiveren. Hiermee optimaliseer je het proces van formulierbeheer binnen Emply. Voor verdere ondersteuning over het beheren van formulieren of andere vragen met betrekking tot het recruitmentproces, staat ons team klaar om je te assisteren.