Zichtbaarheid van formulieren en elementen binnen formulieren

Formulieren en elementen binnen formulieren hoeven niet altijd voor iedereen zichtbaar of bewerkbaar te zijn. Deze handleiding lees je hoe je specifieke gebruikers de juiste toegang en rechten geeft, waardoor de formulieren en formulierelementen selectief zichtbaar en bewerkbaar zijn. 

Het is daarbij belangrijk om deze instellingen goed te testen om fouten tijdens de configuratie te voorkomen.

1. Toegang/zichtbaarheid van formulieren instellen

2. Een formulier op 'Alleen-lezen' instellen

3. Zichtbaarheid en/of bewerkbaarheid van vragen in formulieren instellen

1. Stappen voor het instellen van toegang/zichtbaarheid van formulieren

1. Navigeer in het Emply-menu naar ‘Instellingen > Formulieren’.

2. Open of bewerk het gewenste formulier.

3. Klik in het formulier, rechtsboven op ‘Instellingen’.

4. Open de sectie ‘Toegang’ en selecteer ‘Rol toevoegen’.

5. Achter iedere rol die je hebt toegevoegd, zie je vier icoontjes staan.

• Groen = Alle > Iedereen met die rol
  Voorbeeld: alle Hiring Managers moeten toegang hebben tot dit formulier.
• Blauw = Op maat > Gebruikers met die rol en matchen met de toegevoegde criteria
  Voorbeeld: alleen Hiring Managers van Afdeling X hebben toegang tot dit formulier.
  
• Oranje = Eigen > Gebruikers met die rol die in het Team van de vacature zitten
  Voorbeeld: Hiring Managers zien dit formulier alleen van kandidaten van eigen vacatures (= waar zij aan het Team zijn toegevoegd).
  
• Grijs = Prullenbakje > Rol verwijderen
  Gebruik het prullenbakje om een rol - en daarmee de toegang - te verwijderen.
  

2. Stappen om een formulier op ‘Alleen-lezen’ instellen

Doorloop bovenstaande stappen en pas de standaardmachtigingen aan om te zorgen dat een formulier alleen leesbaar en dus niet bewerkbaar is.

• Klik op het grijze slotje (rood als er al machtigingen zijn ingesteld) achter de rol.
• Klik op het tabblad ‘Alleen lezen’.
• Klik op het oogje met streep om een element te verbergen voor deze groep.
• Klik op ‘Opslaan’.
  

3. Stappen om zichtbaarheid en/of bewerkbaarheid van vragen in formulieren te regelen

Doorloop de eerste vijf stappen en pas de standaardmachtigingen aan om per element de zichtbaarheid en/of bewerkbaarheid in te stellen.

• Klik op het grijze slotje (rood als er al machtigingen zijn ingesteld) achter de rol.
• Blijf in het tabblad ‘Maken en bewerken’.
  
• Kies één van de volgende opties om wijzigingen bij een element voor deze groep aan te brengen.
  1. Oranje slotje: element verplicht invullen
  2. Blauw slotje: element optioneel invullen
  3. Grijs oogje: element alleen lezen, niet bewerkbaar
  4. Rood oogje: element verbergen
  Een rood cirkeltje rond een icoon duidt op een wijziging ten opzichte van de standaardinstellingen van het element
• Klik op ‘Opslaan’ om de wijzigingen op te slaan.

Let op! Een element dat oorspronkelijk als 'verplicht' is gemarkeerd, kan niet op 'Alleen lezen' worden gezet. Dit maakt het onmogelijk om het formulier op te slaan omdat er dan een vereist veld leeg blijft. 

Vergeet niet om de instellingen goed te testen om fouten tijdens de configuratie te voorkomen!

Conclusie

Met deze stappen kun je op een effectieve manier toegangsrechten binnen Emply-formulieren instellen. Beperk of verleen toegang tot specifieke gebruikersgroepen en optimaliseer de dataveiligheid in je formulieren.

Voor verdere ondersteuning voor toegangsbeheer van formulieren of andere vragen met betrekking tot het recruitmentproces, staat ons team klaar om je te assisteren.