Kandidaten uitnodigen voor een gesprek (met planningstool)

Kandidaten uitnodigen voor een gesprek (met planningstool)

Het plannen van sollicitatiegesprekken is een belangrijk onderdeel van het wervingsproces. Met de planningstool van Emply kun je dit proces eenvoudig en efficiënt beheren, zéker wanneer Outlook-agenda synchronisatie is gerealiseerd*. Dit artikel leidt je door de stappen om kandidaten uit te nodigen voor een gesprek met behulp van deze tool.

*Lees meer over het synchroniseren van Outlook-agenda's

Stappen voor het uitnodigen van kandidaten

1. Selectie van kandidaten

• Navigeer in het Emply-menu naar ‘Recruitment’.
• Selecteer de gewenste vacature.
• Open het 'Kandidaten' tabblad.
• Vink één of meerdere kandidaten aan die je wilt uitnodigen.

2. Planningstool openen

Klik op 'Plannen' onderaan de pagina om de planning te starten.

3. Invullen van gespreksdetails

Vul in het nieuwe scherm de details van het gesprek in:

• Type: Kies voor on-site of telefonisch (het locatieveld verdwijnt in het tijdslot). 
• Titel: Benoem de afspraak duidelijk, de kandidaat ziet dit ook.
  Ons advies: 'Type gesprek - Functietitel' (Voorbeeld: 1e gesprek - Accountmanager)
• Interviewers: Selecteer aanwezige teamleden.
• Duur: Geef aan hoe lang het gesprek duurt.
• Notitie: Voeg extra notities toe indien nodig, dit zien enkel de interviewers.
• Schuifje: Zet aan om ongebruikte tijdsloten te verwijderen zodra iedereen heeft geaccepteerd. (Van toepassing bij Outlook-agenda synchronisatie.)

4. Tijdsloten plannen

• Kies één of meerdere beschikbare dagen en tijden in de agenda.
• Navigeer naar een andere week / maand door bovenin op de aangegeven data te klikken.
• Bevestig de planning met 'Plan x tijdsloten'.
• Voor toch een extra tijdslot, gebruik de groene knop 'Tijdslot toevoegen' of klik opnieuw op 'Tijdsloten plannen' en herhaal het proces.

5. Tijdslot wijzigen

• Wijzig een gekozen tijdslot door op datum/tijd te klikken, zodat het uitklapt.
• Wijzig Datum, Tijd, Locatie. 
• Bij Kandidaten kun je een kandidaat (of meerdere kandidaten als je het aantal beschikbare plaatsen wijzigt) dit tijdslot toekennen. Voor de toegevoegde kandidaat, of kandidaten, zal alleen dit tijdslot te zien zijn.
  
• Wijzig het aantal beschikbare plaatsen, zodat het tijdslot voor meerdere kandidaten beschikbaar is.

5. Herinnering Instellen

• Stel eventueel een herinneringsmail in door het schuifje aan te zetten.
• Bepaal hoeveel uur van te voren de mail wordt verstuurd.
• Bepaal op basis van welk berichten template de herinnering wordt gebaseerd.
• Ga verder met 'Doorgaan'.

6. Bevestigingsberichten versturen

• Kies of je de kandidaat en/of de interviewer(s) informeert.
• Selecteer berichtgeving via e-mail en/of sms.
• Kies het gewenste berichten template.
  Let op! [event.invitationlink] moet in het bericht staan, zodat de kandidaat de uitnodiging kan accepteren.

7. Controle en Verstuur

• Gebruik 'Preview' om de berichten te controleren.
• Is alles in orde, klik dan op 'Plannen' om uit te nodigen.

8. Bevestiging in Agenda

De geplande tijdsloten (openstaande uitnodigingen) zijn nu zichtbaar op de volgende plekken: 

1. In het kandidaatprofiel in de widget Meetings
2. In de vacature in het tabblad Overzicht
3. In de Emply-agenda via het Emply-menu te bereiken
4. In de Outlook-agenda van de interviewers als de Outlook-agenda synchronisatie is ingesteld
   

Conclusie

Emply's planningstool vereenvoudigt het uitnodigingsproces voor sollicitatiegesprekken, waardoor je zorgt voor een soepele communicatie tussen kandidaten en interviewers. Door bovenstaande stappen te volgen, garandeer je een gestroomlijnd proces met alle benodigde informatie voor succesvolle sollicitatiegesprekken.

Voor verdere assistentie of vragen over de planningstool of andere Emply-functionaliteiten, staat ons supportteam klaar om je te helpen.