Afdelingen Importeren in Emply via Excel

Het importeren van afdelingen in Emply via Excel is een efficiënte methode om het organogram van je organisatie snel op te bouwen in Emply.

Stappen voor het importeren van afdelingen

1. Toegang tot Voorbeeldbestand:

• Navigeer in het Emply-menu naar 'Instellingen > Account > Afdelingen'.
• Klik op 'Importeren'.
• Klik op 'Voorbeeldbestand ophalen' om het bestand te downloaden naar je computer.
  
  

2. Voorbereiden van het Importbestand:

• Open het gedownloade voorbeeld bestand dat ‘ImportDepartments.xlsx’ heet. 
• Het bestand bevat de volgende kolommen, waarbij kolommen met een [*] verplicht zijn:
  • Parent Department ID*: Vul hier het Department ID (zie derde kolom) in van de bovenliggende afdeling
  • Internal Title*: De interne benaming van de afdeling
  • Department ID*: Een uniek getal -door jullie zelf te kiezen- dat aan een afdeling wordt toegekend
  • External Title: Externe benaming van de afdeling (optioneel)
  • Manager: De manager van de afdeling (optioneel, alleen van toepassing bij Emply HR module)
  • Cost Center ID: ID voor facturatieadres (optioneel)
  • Custom ID: Een aangepast ID -door jullie zelf te kiezen- voor de afdeling (optioneel)
    Tip! Het is aan te raden om deze kolom altijd voor de zekerheid te vullen. Mochten er later gebruikers worden geïmporteerd via Excel, kun je dit Custom ID van de afdeling namelijk gebruiken. Hiermee voorkom je dat je in Emply handmatig het automatisch aangemaakte ID per afdeling moet opzoeken.
  • Address*: Het adres van de afdeling
  • City*: De plaats waar de afdeling zich bevindt
  • Zip code*: Postcode
  • State: Provincie (optioneel)
  • Country code*: Landcode (bijv. NL)
  • EAN Number: Europees Artikel Nummer (optioneel)
  • VAT Number: BTW-nummer (optioneel)
  • P-Number: (optioneel)
  • Company name: Bedrijfsnaam (enkel invullen als het afwijkt van bovenliggende afdeling)
  • URL(www): Landingspagina van de afdeling (optioneel)

Note: Om een Indeed koppeling tot stand te brengen is 'State: Provincie' ook verplicht.

In het voorbeeld hieronder zie je hoe de hiërarchie van afdelingen in Emply wordt bepaald door de ID's die je toevoegt in het Excel importbestand.

3. Controleer het Bestand:

Zorg ervoor dat alle verplichte velden correct zijn ingevuld, controleer de volledigheid en correctheid van de gegevens, en check of de Parent Department ID's corresponderen met de juiste (bovenliggende) afdeling.

4. Importeer het Bestand:

• Navigeer in het Emply-menu naar 'Instellingen > Account > Afdelingen'.
• Klik op 'Importeren'.
• Klik op 'Bestand uploaden' om het bestand importeren.
• Controleer na het uploaden het organogram om te verifiëren of alle afdelingen en subafdelingen correct zijn toegevoegd.

Conclusie

Door het volgen van deze stappen kun je snel en efficiënt afdelingen importeren in Emply. Dit zorgt voor een gestroomlijnde setup van je ATS en draagt bij aan een georganiseerde structuur binnen je organisatie. Voor verdere vragen of ondersteuning bij het importproces, staat ons team klaar om te helpen.