Automation instellen

Automation instellen

In dit artikel lees je hoe je een automatisering (automation) van opeenvolgende acties kunt instellen/bewerken, zoals een workflow in verband met handmatig aangemaakte kandidaten of het automatiseren van het aanbod proces.

Een automation start altijd met een 'Trigger' (A), vervolgens worden daar automatisch 'Acties' (B) aan gekoppeld.

A) Trigger instellen 

• Ga via het menu naar "Instellingen > Automations"
• Klik op "Nieuwe workflow" (of open een bestaande automation)
  
• Geef de Workflow een "Titel" en eventueel een "Beschrijving" (wij adviseren dit altijd te doen, zodat je terugleest waar de automation voor is bedoeld)
  
• Kies waar de automatisering over gaat
  
• Kies wanneer de automatisering moet worden geactiveerd
  
  Als je kiest voor 'Gepland' stel je in wanneer de automation herhaald moet worden
   
• Kies aan welke criteria (één of meerdere) moet worden voldaan om deze automatisering te activeren
  
  Een automation wordt bijvoorbeeld gestart bij een bepaalde afdeling, pipelinestap of ingediend formulier.
  Kies 'Geen' wanneer de automation altijd moet worden gestart.
  
  
• Klik op "Opslaan", de 'Trigger' is nu ingesteld
  

B) Acties instellen 

• Klik op "+ Actie toevoegen"
  
• Kies welke soort actie je wilt toevoegen
  
  1. Taak
  Gebruiker ontvangt een Taak (incl. mail buiten Emply) die afgevinkt moet worden
  
  2. Bericht
  Een Gebruiker en/of Kandidaat ontvangt een mail
  
  3. Formulier
  Een Gebruiker en/of Kandidaat ontvangt per mail een formulier om in te vullen
  
  4. Learning
  Een kandidaat of Medewerker ontvangt per mail een E-learning
  
  5. Verplaats
  Een kandidaat wordt verplaatst naar een andere pipelinestap
  
  6. Melding
  Een Gebruiker ontvangt een melding binnen Emply
  
  7. Integratie
  Informatie wordt doorgestuurd naar een eventueel gekoppeld systeem (Instellingen->Integraties)
  
  8. Feedback
  Een kandidaat ontvangt per mail een Feedbackformulier om in te vullen
• Vul alle velden in van de Actie en klik op "Opslaan", de actie is toegevoegd

Je kunt meerdere Acties aan de eerder ingestelde Trigger koppelen (1), óf je maakt een actie aan welke wordt gestart wanneer de zojuist aangemaakt actie is uitgevoerd (2).

• Is dit de volledige automation? Activeer de automation door het schuifje rechtsboven in de hoek op groen te zetten