Maak/bewerk de AVG regel voor jouw organisatie

Maak/bewerk de AVG regel voor jouw organisatie

In dit artikel leggen we uit hoe je een AVG regel inricht/bewerkt zodat gegevens van de kandidaat automatisch worden verwijderd. Deze regel moet overeenkomen met wat je als organisatie in de privacyverklaring hebt staan. De kandidaat moet hiermee akkoord gaan op het moment dat zij solliciteren.

1. Ga naar "AVG/GDPR" via "Instellingen" in het hoofdmenu

2. Klik op "Nieuwe regel" om een nieuwe regel aan te maken of...

... klik op een bestaande regel om deze te wijzigen

3. Vul een titel in

4. Kies na hoeveel dagen je de data van de kandidaat wilt anonimiseren, en één van de vier acties om dit te triggeren

Vier acties: 

1. Laatste activiteit (van de kandidaat)
   1. Kandidaat logt in op het carrierecentrum en klikt op 'Verleng'
   2. Kandidaat bewerkt sollicitatie

   3. Kandidaat verstuurt nieuwe sollicitatie op een andere vacature

   4. Kandidaat wijzigt een job alert
      

2. Verzonden sollicitatie
3. Kandidaat is gearchiveerd
4. Vacature is gearchiveerd
   
   Let op: Alleen bij 'Laatste activiteit' is er een mogelijkheid om de vervaldatum van een kandidaat te (laten) verlengen.
   
   Het is ook mogelijk om de regel voor het verwijderen van de data van de kandidaat te baseren op bepaalde criteria. Voeg criteria toe bij 'Alleen als'. Je kunt kiezen uit standaard criteria en elementen die gebruikt worden op formulieren.
   
   
   

5. Stel de berichten in

Voeg berichten toe die de kandidaat er (automatisch) aan herinneren dat het profiel bijna verloopt. De kandidaat kan direct via deze e-mail het profiel verlengen om er zo voor te zorgen dat de data blijft bestaan in het recruitment systeem. Je kunt zelf instellen wanneer de kandidaten de herinnering moeten ontvangen.

6. Klik op "Opslaan" en activeer de AVG regel
De AVG regel is nu geactiveerd en zal de data van kandidaten automatisch verwijderen na een specifieke periode.

FAQ

Hoe ziet het eruit als de regel is gemaakt en hoe kan ik zien dat deze werkt?

In het AVG-menu kun je zien of een regel actief is door de groene schuifregelaar "Ingeschakeld". Je kunt ook het aantal kandidaten zien dat momenteel wordt verwijderd per regel (samen met het bereik). In het onderstaande voorbeeld zie je dat er 0 kandidaten zijn verwijderd als gevolg van de regel:

Hoe ziet het eruit als de regel een kandidaat heeft verwijderd? 

Je ziet het aantal verwijderde kandidaten per AVG regel door naar het rode cijfer te kijken (zie afbeelding hierboven). 

Daarnaast zie je aan de rechterkant van het scherm onder Verwijderde gegevens een lijst met verwijderde gegevens. In deze sectie kun je de gegevens filteren op basis van een regel door op de knop Filter te klikken of door op het rode nummer op een regel te klikken: